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Go To Eat – Explications pour les restaurants

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Ce document résume les grands principes des démarches pour les restaurateurs en ce qui concernent la campagne Go To Eat. Le document explicatif utilisé ici est celui de la préfecture de Saitama.

Dates

Les périodes et dates fixées sont les suivantes :

  • Inscription pour les établissements qui souhaitent participer : du 30 septembre 2020 au 31 janvier 2021
  • Utilisation des coupons restaurants Go To Eat プレミアム付食事券 : du 23 octobre 2020 au 31 mars 2021.

Principes généraux

Chaque préfecture définit ce qui s’appelle les conditions d’utilisations des coupons premium プレミアム付食事券事業約款. Ceux-ci sont donné sur la page de chaque préfecture, dans la section 県プレミアム付食事券.

Nom des couponsGo To Eatキャンペーン (nom de la préfecture) プレミアム付き食事券
Prix de venteLes carnets coûtent 10 000 yens. En payant 10 000 yens l’acheteur des coupons peut payer 12 500 yens pour des repas.
CoupuresChaque carnet a une valeur de 12 500 yens avec des coupures de 10 x 1000 yens , et 5 x 500 yens.
Dates de mise en vente– Achats prioritaires (WEB) : du 12 oct. 10:00 au 20 oct. à 23:59
– Achats normaux (WEB) : du 23 oct. 10:00 au 31 janvier 2021 à 23:59
Les coupons ne seront plus vendus quand le budget sera épuisé.
Comment les acheter et où– Possibilité de faire une pré-réservation en ligne. Dans ce cas on reçoit un numéro de réservation qui permet d’acheter les coupons dans un Family mart etc, 2 jours plus tard.
Dates pour les utiliserdu 23 octobre 2020 au 31 mars 2021
Restrictions– n’importe qui peut acheter ces coupons.
– on ne peut pas acheter plus de 2 carnets (20 000 yens) à la fois.
– les restaurants ne rendent pas la monnaie.
IMG - Go to Eat - Processus pour les restaurants
Go to Eat – Processus pour les restaurants

Organisation en 6 étapes

  1. Inscription de l’établissement : par fax ou sur le site WEB
  2. La préfecture envoie le manuel d’utilisation et un kit pour les établissements affiliés. Celui-ci contient un poster et des autocollants, ainsi que les outils qui permettent aux gens de savoir que le restaurant adhère à la campagne.
  3. L’établissement se prépare conformément aux directives, pour pouvoir afficher le poster et les autocollants.
  4. Il commence à accepter les coupons (vérifier la date de validité).
  5. L’établissement demande le paiement des coupons. Il envoie les bordereaux au centre de paiement 換金センターへ.
  6. Le secrétariat de la préfecture fait virer le montant sur le compte bancaire enregistré.
IMG - Exemple de kit pour la campagne Go To Eat

(Cliquer sur l’image pour l’agrandir)

À noter : l’enveloppe et le formulaire sont utiles pour demander le paiement des coupons reçus.

Documents nécessaires au moment de l’enregistrement de l’établissement

Pour la préfecture de Saitama :

  • Formulaire d’inscription 取扱加盟店申込書(様式A)ou 取扱加盟店一括登録申込書(様式C)
  • Formulaire de consentement des participants 参加飲食店同意書(様式B)

Ces démarches cherchent à confirmer que le restaurant s’engage à suivre les directives, s’engage à aider les gens à s’habituer à la nouvelle façon de vivre, et qu’il va promouvoir l’utilisation de COCOA et de l’application de suivi des cas de la préfecture.

Dans le cas de la préfecture de Saitama, l’inscription se fait soit par le site WEB soit par FAX si on inscrit chaque établissement individuellement. Si une entreprise inscrit plusieurs établissements en même temps, elle doit le faire par email à l’intention du secrétariat en charge de la gestion de la campagne dans la préfecture. Pendant l’inscription, l’établissement remplit et fournit les formulaires nécessaires.

Si l’inscription se fait via la page WEB, les candidats reçoivent un mail de confirmation. Dans les autres cas, l’inscription est confirmée dans les 10 jours qui suivent le dépôt de dossier.

Attention : si l’établissement ne se conforme pas aux directives et règlements de la campagne, même après avoir été accepté comme membre adhérent, il sera radié de la campagne.

Raisons qui peuvent mener à un refus d’inscription

Par exemple

  • restaurant qui gère un service de contact.
  • établissement qui n’applique pas les directives de prévention du virus.
  • établissement en relation avec des boryokudans.
  • établissements en liaison avec des groupes religieux ou politiques,
  • établissements qui s’opposent à l’ordre public ou la morale.
  • tout autre établissement que chaque préfecture considérera inapproprié pour cette campagne.

Obligations des établissements

Il s’agit de respecter les points suivants.

  1. Servir un repas équivalent à la valeur faciale du (des) coupon(s) avec lequel le client paie.
  2. Afficher les posters envoyés pour la campagne dans des endroits bien visibles de tous.
  3. Noter sur le coupon le nom de la société, et le nom l’employé qui a traité le(s) coupon(s) utilisés par les clients.
  4. Ne pas accepter les coupons qui ont déjà été acceptés (sur lesquels un nom d’établissement) existe déjà.
  5. Dans le cas de doute sur l’authenticité des coupons, le refuser, et informer la police + le secrétariat en charge de la campagne.
  6. Les coupons ne peuvent pas servir à faire des échanges, payer des biens ou tout autre utilisation.
  7. Ne pas utiliser les coupons que l’on a acheté soi-même dans son propre restaurant. Ne pas les utiliser pour faire des achats non plus.
  8. Conserver les copies des reçus et les demi-bordereaux jusqu’à la fin de la campagne (30 avril 2021).
  9. Suivre les directives de la profession et utiliser les outils de prévention du virus distribués par le ministère de l’Agriculture, des Forêts et de la Pêche.
  10. Se conformer à ses obligations légales en matière de prévention du virus. Encourager les clients à s’enregistrer à COCOA, sur le compte LINE de la préfecture, et suivre les ordres de la préfecture, de fermeture etc. si nécessaire.
  11. Se conformer à toutes les autres clauses des conditions d’utilisation.

Les restaurants doivent aussi suivre les clauses suivantes.

  • Refuser les coupons en dehors de la période déterminée pour la campagne (du 23 octobre au 31 mars 2021).
  • Ne pas échanger les coupons contre de l’argent, quelle qu’en soit la raison. On ne peut pas les utiliser pour quoi que ce soit d’autre que leur utilisation originale.
  • Ne pas rendre la monnaie sur les coupons. Il est interdit d’acheter un produit d’une valeur inférieure à la valeur faciale du coupon.
  • En cas de doute sur l’authenticité du coupon, le refuser et prévenir la police et le secrétariat qui gère la campagne.
  • En cas de vol, perte, falsification etc., les organisateurs ne portent aucune responsabilité et ne remboursent pas.
  • Surtout, bien conserver les moitiés droites de coupons. Le secrétariat de la campagne etc. ne passe pas dans les établissements pour récupérer les bordereaux et morceaux de coupons. (Attention aux arnaques !)

Infos Locales au Japon ne rappelle pas ici les directives de la profession. Ces informations sont déjà expliquées également dans l’explication générale de Go To Eat.

À quoi ressemblent les coupons ?

Cliquer sur l’image pour l’agrandir
  • Ces coupons sont de 76 x160 mm.
  • Ils ont 4 couleurs sur le recto, et sont en noir et blanc sur le verso. Un numéro de série est imprimé sur le recto.
  • Ils ne peuvent pas être photocopiés.
  • La ligne pour les bordereaux est prédécoupée.
  • Un numéro de série est imprimé.
  • Des mesures contre les ventes parallèles ont été mises en place (affichage du nom de l’utilisateur etc.).
  • Rubriques inscrites sur le devant des coupons
    • ① Date limite 利用期限:2021年3月31日(水)
    • ② Montant ¥1,000(税込) ・ ¥500(税込)
    • ③ Une information expliquant que le coupon n’est pas utilisable après la date limite期限切れ食事券無効告知
    • ④ Une explication des points auxquels il faut faire attention quand on utilise ces coupons 食事券使用に関しての取り扱い留意事項
    • ⑤ Une case pour le nom et la signature des établissements et employés 取扱加盟店名・店舗責任者名、サイン欄
    • ⑥ Le nom de la personne qui a acheté le coupon 購入者名
    • ⑦ Le numéro de série du coupon 券番

Comment les clients achètent les coupons

Les utilisateurs doivent s’enregistrer en ligne pour faire cet achat. Ils peuvent acheter les coupons 2 jours plus tard, et ont un maximum de 8 jours (10 jours depuis l’enregistrement) pour les acheter. Pour cela, ils doivent se rendre sur un distributeur de Family Mart pour finir la transaction et imprimer leur coupon.

IMG - Achat de coupon pour Go To Eat
Achat de coupon pour Go To Eat

Si le restaurant a un système de points etc.

Les coupons restaurants étant remboursés par le gouvernement, les restaurants peuvent appliquer des points aux achats de repas payés avec des coupons. En date du 8 octobre, le ministre de l’Agriculture, des Forêts et de la Pêche a demandé que ces systèmes de points ne s’appliquent que si le client passe commande de repas de menus, et qu’aucun point ne soit attribué pour des montants en dessous de la valeur faciale des coupons.

En outre, si l’établissement décide de ne pas inscrire certains produits dans la campagne Go To Eat, il doit le faire savoir au client auparavant. Il en est de même si l’établissement décide de ne pas combiner Go To Eat avec les autres campagnes de réduction de prix. Pour faire connaître ces conditions, on peut mettre des annonces en présentoir, sur les menus, la page web etc.

En cas de difficultés avec les clients, toujours se référer au manuel d’utilisation.

Comment gérer les paiements des clients

  1. Au moment de l’addition, donner au client le montant à payer.
  2. Le client exprime son souhait de payer avec des coupons.
    1. Le restaurant doit refuser les coupons déjà séparés en deux parties.
    2. Le restaurant refuse le paiement par coupons pour les produits qui ne sont pas compris dans la campagne Go To Eat.
    3. Refuser de rendre la monnaie sur les coupons.
  3. Vérifier que le coupon n’est pas un faux.
    1. Comparer le coupon à l’exemplaire reçu au moment de l’inscription au programme. Vérifier la différence de couleur, la texture etc.
    2. En cas de doute, refuser de prendre le coupon, et prévenir la police ainsi que le call center. Pour la préfecture de Saitama, il s’agit du 048-644-5690.
  4. Si les coupons sont ok, et si les conditions sont remplies, accepter le coupon.
    1. L’employé de caisse peut recevoir autant de coupons que nécessaire.
    2. Demander au client de compléter le paiement avec des espèces.
    3. Refuser les coupons déjà déchirés, et l’expliquer clairement au client.
  5. Apposer le sceau de l’établissment sur le coupon.
    1. Afin de bien montrer que ces coupons sont utilisés, l’employé doit apposer le sceau du restaurant dans la case à cet effet sur le recto du coupon. Il doit inscrire le nom de l’établissement et son nom.
    2. Les coupons sur lesquels un sceau est apposé sont considérés utilisés. Refuser tout coupon qui comporte un sceau. L’expliquer au client, si nécessaire.

Comment reconnaître un faux coupon

IMG - Recevoir un coupon Go To Eat
Recevoir un coupon Go To Eat

Démarches pour le paiement des coupons

Les coupons doivent arriver entre le 23 octobre et le 19 avril 2021. Après cette date, les coupons ne seront pas payés.

Pour ce qui est du traitement et du paiement :

  • Le centre de paiement des coupons vérifie les coupons, les compte et prépare une synthèse des montants par établissement inscrit. Le tout est donné aux bureaux administratifs du projet.
  • Le paiement se fait, pour la préfecture de Saitama, 2 fois par mois. Cela peut changer selon la préfecture.
  • S’il y a n’y a pas d’erreur de saisie, le montant total des coupons est viré sur le compte de l’établissement. En cas d’erreurs de saisie, la préfecture contacte les établissements adhérents pour vérifier le tout. Si tout va bien, elle opère un virement.

De manière générale, c’est la date d’arrivée du courrier à la préfecture qui définit la date de virement. On peut envoyer les coupons au fur et à mesure ou groupés. Mais les préfectures imposent une limite de nombre d’envois. Par exemple, pour la préfecture de Saitama on ne peut pas diviser le nombre d’envois en plus de 12 fois.

Le virement se fait sur le compte enregistré au moment de l’inscription de l’établissement à la campagne. Normalement, les frais de virement sont pris en charge par la préfecture.

En cas de contestation, on a un temps limité pour le signifier. Pour la préfecture de Saitama, il s’agit de 2 semaines.

  • Regrouper la partie la plus large de chaque coupon reçu pour demander le paiement, et garder dans l’établissement la partie plus petite. Calculer le nombre de coupons, et le montant pour chaque catégorie de coupons. Les formulaires de 3 pages sont à remplir pour chaque envoi (rose, bleu et blanc). Attention, comme il s’agit de papier carbone, mettre une page cartonnée entre les 3 pages à saisir et les prochains formulaires.
  • Garder la partie qui mentionne 取扱加盟店控え (exemplaire pour l’établissement). Dans le cas de la préfecture de Saitama, il s’agit du formulaire rose.
  • Séparer les coupons par valeur faciale pour faciliter le calcul.
  • Regrouper les formulaires et coupons avec un élastique.
  • S’il y a beaucoup de coupons, prendre une boite en carton pour l’envoi, mais contacter le service de renseignements de la campagne auparavant, pour leur demander les instructions.
  • Envoyer les 2 feuilles du formulaire et le groupe de coupons dans l’enveloppe dédiée à cet effet (cf ci-dessus). On ne peut pas utiliser d’autres enveloppes. Il n’est pas nécessaire de timbrer l’enveloppe.
  • Attention : le paiement des coupons pour la campagne Go To Eat se fait par préfecture. On ne peut pas demander à la préfecture de Saitama de payer les coupons de la préfecture de Chiba. Envoyer à la préfecture de Saitama les coupons qui fonctionnent pour sa préfecture. Les restaurants ne peuvent donc pas accepter d’autres coupons que ceux de la préfecture.

Que faire si…

Si les coupons sont utilisés pour un gros montant.

Il n’y a pas de limite de montant pour l’utilisation des coupons, mais il y en a pour l’achat. Évaluer le nombre de coupons donné par personne et vérifier qu’ils sont bien authentiques.

Si l’utilisateur a endommagé son coupon après l’avoir lavé dans sa machine à laver.

Si le texte du coupon reste lisible et si on peut lire le numéro de série, si la superficie intacte est d’au moins 4/5, on peut accepter le coupon.
En revanche, s’il est difficile de décider, contacter le call center dédié.

Lorsque l’établissement n’a gardé que les parties droites des coupons.

Envoyer une copie des coupons. Avant de faire cela, contacter obligatoirement le call center.

Si le caissier a pris trop de coupons par erreur.

Présenter ses excuses au client. Ensuite, rendre les coupons au client, mais ne jamais rendre de l’argent.

En cas d’erreur entre le montant calculé et le montant viré par la préfecture.

Recompter le nombre de bordereaux, utiliser les parties droites pour refaire les calculs et contacter le call center.

S’il y a trop de coupons pour tout mettre dans une enveloppe

Prendre un carton. Contacter le call center pour confirmer la procédure.

Reçoit-on un tableau détaillé des montants payés ?

Non. Il convient de se référer à ses bordereaux de coupons.

Les établissements de livraison de nourriture ou de vente à emporter peuvent-ils participer à la campagne.

Non, ils ne le peuvent pas. En revanche, les restaurants qui livrent d’eux-mêmes les repas peuvent y participer.

L’enregistrement à Go To Eat et l’enregistrement à un système de réservation en ligne sont-ils la même chose.

Non, il s’agit de deux services différents. Il faut s’inscrire séparément.

Quels établissements peuvent-ils participer ?

Les établissements enregistrés dans la rubrique “76 飲食店”. Ils doivent avoir une licence pour servir de la nourriture et/ou des boissons, et avoir pris les mesures de prévention nécessaires.

Les restaurants d’hôtel peuvent-ils participer ?

Ils peuvent participer s’ils ne font pas partie de l’hôtel, et s’ils acceptent des clients hors ceux de l’hôtel.

Les karaokes box peuvent-ils participer ?

Les karaokes box qui sont enregistrés dans la catégorie “76 飲食店” peuvent participer. Ceux qui sont dans la catégorie “80娯楽業” ne peuvent pas participer. Tout dépend si le karaoke est défini avant tout comme établissement servant de la nourriture ou comme karaoke où on chante.

Les restaurants familiaux peuvent-ils participer ?

Oui, ils le peuvent. La taille du restaurant na pas d’importance.

Quelles sont les règles pour pouvoir participer à la campagne Go To Eat ?

– se plier aux directives de prévention du virus,
– informer les clients et leur demander de suivre les recommandations,
– suivre les autres consignes du comité des experts et du ministère de l’Agriculture, des Forêts et de la Pêche.

En cas d’erreur au moment de l’enregistrement

Contacter au plus tôt le secrétariat.

Comment voir la liste de tous les établissements participants ?

Regarder la page Go To Eat de sa préfecture. La liste devrait s’y trouver. Rechercher sur les mots clefs : “Go To Eatキャンペーン(Préfecture)県プレミアム付食事券 取扱加盟店一覧”.

Peut-on arrêter en cours de route ?

En principe, le gouvernement souhaite que les participants continuent à adhérer au système. Mais s’ils ne le peuvent pas, ils peuvent demander l’annulation de l’enregistrement, et se débarrasser des posters et des autocollants. L’établissement risque néanmoins de rester sur la liste des établissements participants. Il lui faudra donc informer les clients du changement.

Si on fait une erreur de saisie sur le formulaire pour la demande de remboursement ?

La barrer de deux lignes. Corriger ce qu’il y a à saisir et apposer un sceau sur chaque correction pour confirmer les modifications.

En cas de différence entre le virement et le montant calculé.

Contacter le secrétariat de la campagne dans les deux semaines qui suivent. La date limite pour contester est le 19 avril 2021, et il faut être en possession des bordereaux de droite du coupon.

Dans le cas où il y a des difficultés de livraison postale…

Les établissements doivent garder le petit bordereau des coupons et une copie des formulaires. S’il faut les envoyer, utiliser obligatoirement le service de 特定記録郵便 tokutei kiroku yûbin de la poste pour garantir l’envoir.

Jusqu’à quand doit-on garder les bordereaux de coupons ?

Jusqu’à ce que tous les remboursements aient eu lieu. Ne s’en débarrasser qu’après la fin de la campagne, le 30 avril.

Faut-il envoyer les coupons après chaque paiement ?

Il n’est pas nécessaire d’envoyer le tout immédiatement. Regrouper les coupons, et les envoyer en fonction de la situation.

Si l’établissement a été cambriolé, si on a perdu les coupons ou s’ils sont détruits, comment obtenir les remboursements ?

L’établissement est tenu responsable (donc l’argent est perdu). Il convient d’être très prudents quant à la gestion des coupons.

Restaurants et bars : Où poser des questions pour en savoir plus ?

Tel : 0570-029-200 ou 050-3734-1523
Horaires : 10:00 à 17:00 tous les jours sauf du 29 décembre au 3 janvier.

Sources

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